Introduction
Définition des termes employés
Description des mécanismes
internes
Assigest a été conçu pour
permettre à un responsable de petite entreprise ou à son conjoint de tenir
facilement à jour les informations nécessaires à une bonne gestion comptable.
Basé sur quelques choix
raisonnables explicités ci-dessous, le logiciel ne fait appel a aucune
connaissance de technique comptable : son but essentiel est de retourner à
l'utilisateur des informations "à jour" lui permettant d'anticiper et d'agir au
mieux des intérêts de l'entreprise, au plan de la gestion comptable.
Le logiciel n'a donc pas du
tout l'apparence d'un logiciel de comptabilité.
Pourtant, chaque information
entrée est traitée d'une manière comptable par les mécanismes internes du
logiciel selon le paramétrage spécifique conseillé par l'expert-comptable : les
documents comptables permettant d'établir une situation ou un bilan sont
disponibles à tout moment.
Afin que l'expert-comptable
puisse intervenir chez les utilisateurs de ce logiciel, il est nécessaire de
décrire les mécanismes invisibles qui traitent chaque entrée d'information.
Les termes employés dans les
fonctions proposées à l'utilisateur doivent être également définis.
Début
Les définitions données ci-dessous sont le plus souvent
un simple rappel de la terminologie utilisée en gestion comptable ; dans
quelques cas, pour faciliter la lecture de la présente note, un terme est
utilisé avec un sens particulier qui est précisé.
Dossier
Ensemble des fichiers
concernant une Entreprise, une Association, une Famille, etc…
Justificatif de règlement
Dans ce logiciel, un règlement
reçu ou émis est toujours lié à un ou plusieurs justificatifs.
Le justificatif de règlement
est une notion élargie des factures et avoirs.
Affectations comptables
Le montant d'un justificatif
est ventilé en un ou plusieurs montants, chacun étant affecté à un compte du
plan comptable.
Un justificatif est donc lié à
une ou plusieurs affectations comptables.
Le plan comptable est
spécifiquement adapté à l'entreprise par l'expert-comptable.
Guide d'affectations
Enregistrement contenant un nom
de guide, un taux de TVA, un numéro de compte de TVA et un numéro de compte HT.
Un guide d'affectations peut
être attaché à une fiche adresse ou sélectionné directement en cours
d'enregistrement d'un justificatif.
Fiche adresse
Enregistrement contenant le nom
d'une personne ou d'une entreprise, avec son adresse, n° de téléphone et fax, un
type d'adresse (Fournisseur, Client, Prospect, Divers), un mode et un délai de
paiement et, facultativement, un guide d'affectation.
Comptes de trésorerie
1 – de type "caisse" :
Pas
de réception de relevé.
2 – de type "banque" :
Réception de relevés à comparer avec les mouvements enregistrés.
Mouvement de trésorerie
Retrait ou Versement sur un
compte de trésorerie d'une somme correspondant à un ou plusieurs règlements.
(liés à des justificatifs, eux-mêmes liés à des affectations comptables)
Pointage de relevés
Sélection à l'écran des
mouvements figurant sur le relevé jusqu'à correspondance exacte.
Des mouvements peuvent être
enregistrés en cours de pointage.
Echéanciers
Règlements dont le mouvement de
trésorerie n'interviendra qu'à terme.
Liaisons
Les justificatifs,
affectations, règlements, mouvements de trésorerie sont liés entre eux.
Un mouvement permet d'atteindre
les règlements qui le composent.
Un règlement permet d'atteindre
les justificatifs concernés.
Un justificatif permet
d'atteindre ses affectations comptables.
Une affectation comptable
permet d'atteindre le justificatif dont elle fait partie.
Un justificatif permet
d'atteindre le règlement dont il fait partie.
Un règlement permet d'atteindre
le mouvement dont il fait partie.
Les
liaisons sont la caractéristique principale de ce logiciel.
Ce
sont les liaisons qui permettent de générer des journaux comptables parfaitement
équilibrés.
Les enregistrements liés
sont protégés, ce qui garantit l'intégrité absolue des données.
Début
Si un guide d'affectation
est attaché à la fiche adresse concernée :
Le guide
contient un numéro de compte de TVA, le taux de TVA, un numéro de compte HT.
Le
logiciel calcule la TVA et le HT à partir du TTC entré et génère les deux
affectations.
L'enregistrement d'un justificatif ne demande que la saisie du montant TTC et la
sélection de la fiche adresse concernée.
Sinon :
L'utilisateur sélectionne les comptes voulus et saisit le montant de chaque
affectation.
L'enregistrement ne peut être validé tant qu'il subsiste un écart entre montant
TTC et total des affectations.
Les
affectations générées par un guide peuvent être modifiées.
Retour
L'utilisateur sélectionne le ou
les justificatifs concernés sur la liste affichée.
Les justificatifs concernés
reçoivent le numéro et la date du règlement.
Cas d'un écart de règlement
Une différence entre le montant
du règlement et le total des justificatifs sélectionnés génère un justificatif
du montant de l'écart, affecté à un compte d'écart de règlement.
Ce justificatif généré reçoit
le même n° de règlement et même date que les justificatifs sélectionnés.
Simultanément, un autre
justificatif de signe contraire, dont le montant est affecté au même compte
d'écart de règlement, est généré, mais "en attente de règlement".
L'effet sur le compte écart de
règlement est donc nul, ce qui est normal puisqu'il existe un justificatif en
attente du règlement du solde.
La différence entre les deux
justificatifs générés est que l'un est lié à un règlement et l'autre en attente
de règlement.
Si l'écart est négligeable, le
justificatif en attente de règlement peut être supprimé et dans ce cas, le
compte écart de règlement présente bien le montant de l'écart.
Ces mécanismes permettent à des non spécialistes de tenir correctement une
comptabilité équilibrée constamment à jour.
Retour
Le compte
400 reçoit tous les règlements émis ainsi que leurs justificatifs.
(sauf émission de règlements d'avoirs client : 410)
Le compte 410 reçoit tous les
règlements reçus ainsi que leurs justificatifs.
(sauf
réception de règlements d'avoirs fournisseurs : 400)
Le solde de ces comptes
est constamment justifié en détail.
En effet, un
règlement correspond toujours à un ou plusieurs justificatifs saisis ou générés.
Les
règlements sont liés aux justificatifs.
On dispose
donc en permanence des justificatifs non liés à un règlement.
Ce sont des
justificatifs en attente de règlement.
Les
mouvements de trésorerie sont liés aux règlements.
On dispose
donc en permanence des règlements non liés à un mouvement de trésorerie.
Ce sont des
règlements en attente de mouvement de trésorerie ou échéanciers.
N.B. Du point de vue du
spécialiste, le passage de tous les règlements par les comptes 400/410 peut
paraître très lourd; mais la puissance de l'informatique et l'ergonomie du
logiciel rendent cette surcharge totalement transparente pour l'utilisateur.
En revanche, dans le
contexte d'une petite entreprise ou d'une association, le bénéfice est
considérable puisqu'il permet à des non spécialistes de tenir une comptabilité
constamment équilibrée, avec des listes détaillées de contrôle constamment
disponibles.
Retour
Confection du bordereau de
remise par sélection des règlements en attente de mouvement.
Le total du bordereau génère un
mouvement au compte de trésorerie sélectionné, avec contrepartie au 410.
Les règlements reçoivent le n°
du mouvement et sa date.
Retour
Chaque échéance sélectionnée
génère un mouvement au compte de trésorerie sélectionné avec contrepartie au
400.
Les règlements reçoivent le n°
du mouvement et sa date.
Retour
Deux mouvements sont générés
simultanément, l'un au compte de retrait, l'autre au compte de versement par
contrepartie 580.
Chaque mouvement reçoit le n°
de l'autre et sont donc liés.
Retour
Les mouvements sélectionnés
reçoivent le n° et la date du relevé.
La fonction "Contrôle relevés"
fournit les numéros des relevés non équilibrés.
La liste des mouvements non
pointés de chaque compte de trésorerie est constamment disponible.
Retour
Centralisation journée : deux
justificatifs correspondants aux Recettes et Dépenses du jour sont générés ainsi
que les affectations correspondantes. (un total par affectation)
Les dépenses TTC comportant une
TVA récupérable sont décomposées en HT et TVA.
Pour chaque mode de paiement,
un mouvement est généré au compte de trésorerie nommé "TIROIR-CAISSE".
Le bordereau de remise en
banque des chèques et CB (composé par sélections à l'écran) génère un
mouvement interne de TIROIR à BANQUE.
Le bordereau de remise en
banque d'espèces génère un mouvement interne de TIROIR à BANQUE.
Le solde "espèces" est
constamment disponible.
Deux journaux détaillés des
encaissements et retraits sont disponibles, l'un par mode de paiement, l'autre,
par affectation.
Retour
Cas où le règlement d'un ou
plusieurs justificatifs ne peut intervenir normalement.
Une OD particulière est générée
à un compte de tiers et les justificatifs n'apparaissent plus dans la liste
"attente de règlement".
Si le règlement finit par
intervenir, le ou les justificatifs peuvent être renvoyés en attente de
règlement pour être traités normalement; ou bien, le ou les règlements peuvent
être affectés directement à ce compte de tiers.
S'il s'agit d'une créance
perdue, l'expert-comptable pourra solder ce compte de tiers par une OD.
Retour
Certaines opérations telles que
les écarts de règlement, les acomptes, les mises en compte, le résultat,
reçoivent automatiquement un numéro de compte déterminé d'avance.
Les numéros de compte des
affectations d'office sont modifiables à la mise en route du logiciel, à la
meilleure convenance de l'expert-comptable.
Retour
Lors du paiement ou d'un
encaissement d'un acompte, un justificatif est généré et affecté à un compte
"acomptes fournisseur" ou "acomptes client".
Lors de l'enregistrement de la
facture concernée par l'acompte, la fonction "Imputer acomptes" génère un
justificatif de signe contraire, affecté au même compte que le premier.
La sélection de la facture et
du justificatif généré fait apparaître le montant restant à payer.
Le règlement est lié aux 2
justificatifs et correspond bien au total de leur montant.
L'effet de cet acompte sur le
compte "acomptes" est maintenant nul. (débit et crédit du montant de l'acompte)
(Mécanisme permettant d'avoir des
comptes constamment équilibrés et aisément vérifiables)
Retour
Lorsque les premiers documents
comptables sont transmis à l'expert-comptable pour préparation du bilan, cette
fonction permet d'éviter de modifier involontairement les données de l'exercice
en cours de bilan. La date de début d'exercice devient celle du nouvel exercice.
Retour
Fonction permettant d'entrer
des opérations débit/crédit d'après un bordereau établi par l'expert-comptable.
Retour
Liste de comptes dont le détail
au grand-livre n'est momentanément pas nécessaire.
Retour
La fonction traite les
enregistrements de la période demandée et reconnaît les différents types de
justificatifs et leur état.
Grâce aux
liaisons entre les justificatifs de règlement, les
règlements et les mouvements de trésorerie, chaque enregistrement contient
les informations nécessaires à la génération d'une écriture comptable.
La fonction génère un
historique à partir duquel sont imprimés les documents comptables :
- journaux,
(1)
- journal général,
- balance,
- grand-livre,
- justificatif détaillé soldes 400/410,
- rapprochements bancaires
justifiant le solde comptable des comptes de
trésorerie
par rapport au dernier relevé.
(1)
Ventes, Achats, Avoirs sur ventes, Avoirs sur achats, Autres recettes,
Autres dépenses, Trésorerie, OD
Retour
Après contrôle des documents
comptables, l'expert-comptable fournit un bordereau d'OD complémentaires.
(1)
Après saisie de ces OD, la fonction met à jour l'historique pour une
nouvelle impression.
Ainsi de suite jusqu'à
obtention des documents définitifs à partir desquels est établi le bilan.
(1) Principalement : extournes à nouveau, affectation résultat, TVA, congés
payés, charges et produits constatés d'avance, intérêts emprunts,
amortissements, correction d'affectations erronées
Retour
Certains comptes de charges et
produits peuvent être affectés à l'un des 4 secteurs d'activité possibles.
Les frais généraux (non
affectables) peuvent faire l'objet d'une prévision annuelle et donc d'un prorata
mensuel.
Lors de l'établissement de
comptes analytiques mensuels, des OD provisoires de proratas de frais généraux
sont générées.
Les fonctions "Refaire
ajustement des frais généraux", "Supprimer OD provisoires" et "Analyse par
Secteur" ne concernent que les utilisateurs désirant connaître les marges par
secteur d'activité (C.A. H.T. – coûts directs) et un résultat approché.
Retour
Cette fonction affiche le
résultat de l'exercice et demande accord pour continuer.
Si accord, le logiciel génère
les OD de reprise ou "à nouveau".
Retour
Journaux
(Importation possible dans le logiciel de l'expert-comptable)
Détail des
comptes 400/410 par ordre alphabétique.
Détail des
cumuls des comptes de trésorerie
Retour
avant préparation des
écritures comptables
1 - Recherche de doublons éventuels sur 3 listes :
-
Justificatifs en attente de règlement
-
Echéanciers
-
Mouvements non pointés sur relevés
2 – Contrôle de journées de caisse enregistreuse non centralisées
(Une fonction de recherche automatique
est proposée
après chaque centralisation journée)
3 - Contrôle de relevés bancaires non équilibrés
(par la fonction "Contrôle relevés")
4 – Contrôle du solde de caisse
après préparation des
écritures comptables
1 – Contrôle des soldes 400/410 de la balance
avec liste détaillée soldes
400/410
(seul, un incident matériel pourrait
provoquer un écart
et un état de contrôle permettrait, dans ce cas, de le
situer)
2 – Contrôle des états de rapprochements bancaires
(écart avec balance doit mentionner zéro)
Retour
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